Het verschil tussen OneDrive en SharePoint

Wat is OneDrive?

OneDrive is een online locatie (cloudservice) van Microsoft waar je bestanden kunt opslaan, bewerken, synchroniseren en delen. Vanaf ieder apparaat heb je toegang tot je bestanden, ongeacht je locatie. OneDrive past uitstekend bij de ‘nieuwe manier’ van werken en kan met allerlei bestanden overweg: van tekstdocumenten tot muziek. In de praktijk zien we dat OneDrive ook vaak als back-up wordt ingezet. Dat betekent niets meer of minder dan een kopie van je bestanden.

OneDrive voor Persoonlijk Gebruik vs. OneDrive voor Bedrijven

OneDrive voor Persoonlijk Gebruik is een gratis applicatie die je bij een Microsoft of Outlook account krijgt. In dit geval ben je zelf de ‘beheerder’ van de OneDrive omgeving. Bij OneDrive voor Bedrijven wordt de omgeving beheerd door de organisatie waar je werkzaam bent. Doordat je zelf niet de beheerder bent van de OneDrive omgeving zijn de documenten feitelijk ook geen eigendom van jezelf. Iets wat bij OneDrive voor Persoonlijk Gebruik wel het geval is. OneDrive voor Persoonlijk gebruik is gratis tot 5GB data, terwijl OneDrive voor Bedrijven onderdeel is van zakelijke Microsoft (Office) 365 abonnementen.

Wat is SharePoint?

Organisaties gebruiken SharePoint als veilige locatie voor het opslaan, ordenen, delen en openen van informatie vanaf ieder apparaat. SharePoint is beschikbaar als on-premise variant, maar ook als online variant. Werknemers kunnen met SharePoint ‘sites’ maken om documenten/informatie met collega’s, partners en klanten te delen. Als samenwerkingsplatform is SharePoint volledig geïntegreerd met Microsoft (Office) 365. SharePoint wordt geroemd om haar beveiligingsmodel, omdat mensen alleen toegang hebben tot de documenten die voor hen relevant zijn.

Verschil tussen SharePoint projectsites en SharePoint teamsites

SharePoint projectsites worden gebruikt om taken te registreren en toe te wijzen aan personen, project gerelateerde informatie te beheren, en projectteamgebeurtenissen op een gezamenlijke kalender bij te houden. Een SharePoint teamsite biedt teams daarentegen dagelijks toegang tot bestanden, informatie en apps, maar is niet gerelateerd aan een specifiek project.

SharePoint vs OneDrive voor Bedrijven

Op het eerste oog zijn de gelijkenissen groot: zowel met SharePoint als OneDrive voor Bedrijven kunnen organisaties zakelijke documenten opslaan waarin gebruikers samen kunnen werken. SharePoint is echter geavanceerder qua mogelijkheden. Het biedt extra tools, zoals kalenders en workflows. Daarnaast stel je met SharePoint in wie toegang krijgt tot bepaalde bestanden en wie niet. Bestanden zijn echter niet afhankelijk van gebruikers. Wanneer je iemand uit het team verwijderd, dan blijven bestanden in SharePoint toegankelijk. Tot slot biedt SharePoint, in tegenstelling tot OneDrive, de mogelijkheid om de omgeving volledig naar de stijl van je organisatie aan te passen.

OneDrive voor Bedrijven scenario’s

De onderstaande scenario’s maken OneDrive voor Bedrijven geschikt:

• Altijd, overal en vanaf ieder apparaat toegang tot je bestanden.
• Geen intentie om frequent bestanden te delen met anderen.
• Slechts een beperkt aantal mensen werkt aan bestanden.

SharePoint projectsites scenario’s

De onderstaande scenario’s maken SharePoint projectsites geschikt:

• Projectbestanden op een centrale plek, maar optioneel bepalen wie toegang heeft.
• Taken gekoppeld aan documenten binnen een project toewijzen.
• Online projectmanagement met functies als een tijdlijn.
• Communicatie van medewerkers binnen een project versoepelen.
• Toevoegen van uitgebreide metadata aan bestanden.

SharePoint teamsites scenario’s

De onderstaande scenario’s maken SharePoint teamsites geschikt:

• Delen van bestanden met je team.
• Per bestand bepalen wie toegang heeft.
• Toepassen van workflows voor het goedkeuren van bestanden.
• Toevoegen van uitgebreide metadata aan bestanden.
• Chatten met het team op de plaats waar bestanden zijn opgeslagen.

SharePoint/OneDrive migratie

Voor medewerkers van organisaties blijkt de overstap naar OneDrive of SharePoint lastig. Immers, er wordt al jaren op dezelfde manier met bestanden gewerkt, en met OneDrive of SharePoint ontstaat er twijfel over waar er bestanden opgeslagen moeten worden. Om de overstap naar OneDrive of SharePoint succesvol te laten worden, is het belangrijk dat gebruikers optimaal begeleid worden. Het begeleiden van gebruikers kan bijvoorbeeld door het volgen van een maatwerk training OneDrive of SharePoint.