7 onmisbare tips voor efficiënter werken met Outlook

Snelle stappen

Met Snelle Stappen kun je herhalende taken automatiseren. Dit bespaart tijd en zorgt ervoor dat je minder fouten maakt. Je kunt bijvoorbeeld kunt een Snelle Stap maken om e-mails van je baas automatisch te markeren als belangrijk en vervolgens in een specifieke map te laten plaatsen. Ga naar het tabblad "Start", klik op "Snelle Stappen" en stel je eigen automatiseringen in.

Gebruik kleurencategorieën

Kleurcategorieën helpen je om e-mails, afspraken en taken visueel te ordenen. Dit maakt het eenvoudig om snel te zien wat prioriteit heeft. Klik met de rechtermuisknop op een e-mail of afspraak, kies "Categorie toewijzen" en selecteer de gewenste kleur. Je kunt zelfs je eigen categorieën en kleuren aanmaken voor nog meer personalisatie.

Slepen om nieuwe taken of afspraken te maken

Wist je dat je een e-mail rechtstreeks naar je taken- of agendaoverzicht kunt slepen om een nieuwe taak of afspraak te maken? Sleep een e-mail naar het icoon van Taken of Agenda, en Outlook maakt automatisch een nieuwe taak of afspraak aan met de inhoud van de e-mail. Dit is handig om snel afspraken of taken te maken zonder informatie te hoeven kopiëren en plakken.

Zoekmappen

Zoekmappen zijn dynamische mappen die e-mails tonen op basis van specifieke zoekcriteria. Dit is ideaal om e-mails van een bepaald project of van een specifieke afzender te groeperen. Ga naar "Map" > "Nieuwe Zoekmap" en stel de gewenste criteria in. Outlook zal automatisch de e-mails filteren en tonen die aan deze criteria voldoen.

Snelle onderschriften

Als je vaak dezelfde e-mails verstuurt, zoals vergaderverzoeken of projectupdates, kun je gebruik maken van Snelle Onderschriften. Hiermee kun je sjablonen voor e-mails maken die je snel kunt invoegen. Ga naar "Invoegen" > "Snelle Onderschriften" en voeg je eigen sjablonen toe. Dit bespaart tijd en zorgt voor consistentie in je communicatie.

Berichten terugroepen

Heb je ooit een e-mail verstuurd en je direct gerealiseerd dat dit niet had gemoeten? Outlook biedt de mogelijkheid om een bericht terug te roepen, zolang de ontvanger deze nog niet geopend heeft. Ga naar "Verzonden Items", open de e-mail, ga naar "Acties" en kies "Dit bericht terugroepen". Kies vervolgens of je het bericht wilt verwijderen of vervangen door een nieuwe versie.

Agenda weergaven aanpassen

Je kunt de weergave van je agenda aanpassen om beter aan je behoeften te voldoen. Wil je bijvoorbeeld alleen je werkweek zien? Ga naar "Beeld" > "Instellingen" > "Werkweekweergave" en pas de dagen en tijden aan. Dit maakt het makkelijker om je werkweek te plannen en te overzien.

Met deze tips haal je meer uit Outlook en werk je efficiënter. Wil je meer leren over het Outlook en het gebruik hiervan? Volg dan een Outlook cursus.

‍