Icare V&V en Zorggroep Meander, beide onderdeel van Espria, hebben met succes de overstap gemaakt naar een nieuwe digitale werkomgeving in Microsoft 365. De organisatie wilde ervoor zorgen dat medewerkers soepel konden wennen aan de nieuwe tools, zonder verlies van productiviteit. De focus van de trainingen lag daarom niet alleen op het aanleren van nieuwe functionaliteiten, maar vooral op het ondersteunen van medewerkers bij een vertrouwde en efficiënte overgang naar de vernieuwde werkomgeving.

De uitdaging

De overgang naar Microsoft 365 bracht uitdagingen met zich mee. Er was in eerste instantie weerstand en spanning onder medewerkers: waarom was deze verandering nodig en wat zou het voor hun werk betekenen? Voor zorgmedewerkers is continuïteit in hun werk essentieel, en zij moesten zonder onderbreking toegang houden tot software, applicaties en gevoelige data.

Daarnaast werkten verschillende groepen medewerkers met uiteenlopende versies van Microsoft 365. Zorgmedewerkers kregen toegang tot de webversie, terwijl kantoorpersoneel gebruikmaakte van de desktopapplicaties. Het doel was om iedereen, ongeacht hun functie, op een soepele manier te laten overstappen en te zorgen dat zij na de training weer konden werken zoals zij gewend waren.

Onze aanpak: van verandering naar vertrouwen

Om de transitie succesvol te laten verlopen, werd een basistraining van 1 dagdeel georganiseerd voor circa 6300 medewerkers. In de trainingen is rekening gehouden met de doelgroepen (verplegend personeel en kantoormedewerkers). Daarnaast is de training ontworpen om zowel de technische als de organisatorische aspecten te behandelen. Zo vormden het in gebruik nemen van een nieuw device, het kunnen werken met bedrijfskritische applicaties en de instelling van MFA (meervoudige verificatie) de basis voor de training.

Belangrijke elementen van de training:

• Persoonlijke begeleiding: Tijdens de training werden zowel trainers als floorwalkers ingezet. Floorwalkers boden extra ondersteuning op de werkvloer en konden direct vragen beantwoorden.
• Praktijkgericht leren: Medewerkers werden begeleid bij het instellen van hun nieuwe device, het instellen van hun persoonlijke account en MFA, en kregen toegang tot hun kritische applicaties.
• Focus op vertrouwen en gebruikerservaring: Het doel was om een gebruikerservaring te creëren die nauw aansloot bij de dagelijkse praktijk van de medewerkers. Door ze te ontzorgen in dit traject, werd voor een zachte landing gezorgd zodat ze zich vertrouwd voelen in de nieuwe digitale werkomgeving.

Succesvolle overstap met blijvende impact

Dankzij de persoonlijke aanpak, verliep de overgang soepel en succesvol.  Medewerkers waren na de training in staat om hun werkzaamheden voort te zetten in de nieuwe werkomgeving, met als belangrijkste resultaten:

• Verhoogd vertrouwen: De uitleg en begeleiding zorgden ervoor dat medewerkers zich vertrouwd voelden bij het werken in Microsoft 365.
• Verbeterde productiviteit: Dankzij de training konden medewerkers direct en zonder onderbrekingen verder werken.
• Efficiëntere en veiligere werkwijze: De nieuwe digitale werkomgeving maakte het werk niet alleen gemakkelijker, maar ook veiliger, vooral bij het omgaan met gevoelige data.

Ervaringen vanuit de organisatie

De trainingen werden goed ontvangen. Dankzij de nauwe samenwerking tussen trainers, medewerkers en ondersteuners kon iedereen met vertrouwen aan de slag in de nieuwe digitale werkomgeving. Medewerkers waren vooral tevreden over de persoonlijke begeleiding en de hands-on aanpak:

"Het werken in een nieuwe omgeving vond ik best spannend. Door de hulp van trainers en floorwalkers heb ik de kans gekregen om de nieuwe omgeving te leren kennen."

De succesvolle implementatie van Microsoft 365 bij Icare V&V en Zorggroep Meander laat zien hoe belangrijk het is om niet alleen te focussen op technologie, maar vooral op de gebruikerservaring en begeleiding. Door een combinatie van praktijkgerichte training en persoonlijke ondersteuning kon de digitale transitie soepel en met vertrouwen worden doorlopen.

‍