Zo gebruik je Snelle Stappen in Outlook voor efficiënter e-mailbeheer

Wat is de Snelle Stappen functie in outlook?

Deze handige functie in Outlook stelt je in staat om meerdere acties met één klik automatisch uit te voeren. Je kunt bijvoorbeeld een e-mail automatisch verplaatsen naar een specifieke map, doorsturen naar een collega of markeren als gelezen. Je vind de knop voor Snelle Stappen in het midden van de werkbalk onder het tabblad start.

Voordelen van Snelle Stappen:

• Tijdsbesparing: Minimaliseer het aantal handmatige acties.
• Automatisering: Automatiseer repetitieve taken voor een meer gestroomlijnde workflow.
• Overzicht: Beheer je inbox overzichtelijker en efficiënter.

Voorbeeldacties:

• E-mails verplaatsen naar projectmappen. Denk aan nieuwsbrieven of updates.
• Doorsturen naar een vast teamlid. Deze functie is handig wanneer je mails snel wil doorsturen naar een collega die deze mail moet oppakken. Dit is bijvoorbeeld handig bij het beheren van een infomailbox waar uiteenlopende zaken binnenkomen.
• E-mail sturen aan team: Stel dit in om een nieuwe e-mail naar een vaste groep personen te sturen. Je kunt eenvoudig tekst toevoegen in het bericht of in de onderwerpregel. Zo hoef je niet elke keer een nieuwe mail op te stellen.
• E-mails beantwoorden met standaardantwoorden. Stelstandaardantwoorden in voor veel gestelde vragen, zodat je direct kunt reageren zonder elke keer een nieuwe e-mail te typen.

Snelle Stappen instellen in Outlook

Hier is een eenvoudige handleiding om Snelle Stappen in te stellen:

Stap 1: Open de Snelle Stappen-functie

• Open Outlook en ga naar het tabblad Start
• In de groep Snelle Stappen zie je enkele standaardopties.

Stap 2: Maak een nieuwe Snelle Stap

• Klik op Nieuwe Snelle Stap
• Kies een van de voorgestelde acties of selecteer Aangepast om een eigen Snelle Stap te maken.

Stap 3: Stel de actie in

• Geef je Snelle Stap een naam.
• Selecteer de gewenste actie (bijv. “Verplaatsen naar map” of “Markeren als gelezen”).
• Voeg eventueel extra acties toe, zoals doorsturen naar een collega of toevoegen aan een categorie.

Stap 4: Sla je Snelle Stap open test deze

• Klik op Voltooien.
• Test je Snelle Stap door deze te selecteren in je inbox. Pas indien nodig de instellingen aan.

Praktische voorbeelden hoe je Snelle Stappen gebruikt

Hier zijn enkele nuttige manieren om Snelle Stappen te gebruiken:

• Verplaats e-mails naar een map: Stel een Snelle Stap in ome-mails van een klant automatisch naar een specifieke map te verplaatsen.
• Automatisch doorsturen: Ontvang je vaak e-mails die je moet doorsturen? Automatisch doorsturen bespaart je veel tijd.
• E-mails markeren en archiveren: Markeer een e-mail als voltooid en verplaats deze naar je archiefmap met één klik.
• Standaardantwoorden instellen: Stel standaardantwoorden in voor veelgestelde vragen.

Veelgestelde vragen over Snelle Stappen

‍Wat moet ik doen als mijn Snelle Stappen niet werken?
‍Controleer of de Snelle Stapcorrect is ingesteld en of je de juiste acties hebt geselecteerd. Via de werkbalk kun je dit beheren.

‍Kan ik meerdere acties combineren in één Snelle Stap?
‍Ja, je kunt meerdere acties combineren, zoals markeren als gelezen en direct doorsturen.

Zijn Snelle Stappen ook beschikbaar in de Outlook Web App?
Helaas is deze functie momenteel alleen beschikbaar in de desktopversie van Outlook.

Snelle Stappen combineren met andere Outlook-functies

Voor maximale efficiëntie kun je de functie combineren met andere handige Outlook-tips:

• Regels instellen: Maak regels aan om e-mails automatisch te sorteren zodra ze binnenkomen.
• Prioriteitsinbox: Gebruik deze functie om belangrijke e-mails bovenaan te houden.
• Sneltoetsen: Combineer Snelle Stappen met sneltoetsen om nog sneller te werken.

Efficiënter werken

Kortom, met de functie Snelle Stappen kun je je inbox efficiënter beheren en tijd besparen in Outlook door repetitieve handelingen te automatiseren. Probeer de tips in deze blog uit om jouw e-mail workflow te verbeteren.

Wil je meer weten over efficiënt werken met Outlook? Bekijk dan ook onze outlook cursussen bij ExplainiT en haal het maximale uit je e-mailbeheer.