Office 365 adoptie: onderschat het belang van de eindgebruikers niet

Waarom Office 365?

Allereerst zal het voor eindgebruikers duidelijk moeten worden waarom de organisatie kiest voor Office 365. Verandering in gedrag van eindgebruikers wordt bevorderd door hen duidelijk te maken “waarom” het gedrag veranderd dient te worden. Het is van groot belang dat iedereen binnen een organisatie de voordelen van de nieuwe werkplek inziet. Anders bestaat het risico dat slechts een deel van de medewerkers Office 365 omarmt. Dit brengt vervolgens de succesvolle adoptie van Office 365 in gevaar.

Neem gebruikersadoptie mee bij aanvang van het Office 365 project

Gebruikersadoptie van Office 365 krijgt, zo blijkt uit ervaring, vaak pas na de lancering van Office 365 de aandacht. Medewerkers, of een deel daarvan, mogen dan zonder de juiste kennis aan de slag met de diverse Office 365 applicaties. Als gevolg daarvan ontstaat er frustratie en weerstand wat leidt tot een vertraagde of mislukte Office 365 adoptie. Betrek bij de start van het Office 365 direct de juiste mensen en communiceer met de eindgebruikers. Werk bijvoorbeeld met scenario’s en ontdek welke Office 365 applicaties van waarde zijn én welke juist niet van waarde zijn.

De succesvolle adoptie van Office 365 is meer dan een IT-project

Logischerwijs heeft het technische gedeelte van een Office 365 overstap veel weg van een IT-project. Echter is het technische aspect van de Office 365 overstap slechts de voorbereiding. Om het Office 365 project écht te laten slagen, dient de gehele organisatie de nieuwe werkplek te omarmen. Het is bijvoorbeeld algemeen bekend dat de kans op slagen van een organisatie-breed project significant wordt beïnvloed door steun vanuit het management. Steun van het management dient tijdens het project duidelijk zichtbaar te zijn. Dit voorbeeld illustreert dat ook het management een belangrijke rol speelt in de succesvolle adoptie van Office 365.

Werk met Office 365 ambassadeurs

Het is een illusie dat Office 365 direct omarmt zal worden door de hele organisatie. Dit komt doordat verandering weerstand oproept. Uit praktijkervaring blijkt dat het aanwijzen van ambassadeurs (key-users) op verschillende afdelingen leidt tot meer enthousiasme op de werkvloer. Een Office 365 key-user beschikt als specialist over Office 365 kennis om vragen van collega’s te kunnen beantwoorden. Door key-users in een eerder stadium te trainen dan het grootste deel van de organisatie beschikken ze daadwerkelijk over de vereiste kennis. Office 365 key-users dienen tevens anderen te enthousiasmeren ter bevordering van de Office 365 adoptie.

Het opstellen van een Office 365 migratie stappenplan

Het is onmogelijk om een gestandaardiseerd stappenplan voor een Office 365 overstap te ontwerpen. Om een op maat gemaakt stappenplan samen te stellen, kan er voorafgaand aan het project een 0-meting uitgevoerd worden. Een 0-meting vormt een startpunt en brengt in kaart waar zowel de organisatie als de medewerkers behoefte aan hebben. Op basis van de 0-meting kunnen consultants met praktijkervaring en kennis van best practices adviseren hoe het stappenplan omtrent de overstap naar Office 365 er uit zou kunnen zien. Office 365 consultants erkennen het belang van de gebruikersadoptie en houden daarnaast rekening met borging. Een overstap naar Office 365 dient namelijk niet tijdelijk een succes te zijn, maar de Office 365 applicaties moeten ook in de toekomst gebruikt worden in de organisatie.

Office 365 ondersteuning op de werkplek

Ter bevordering van de Office 365 adoptie is het mogelijk om Office 365 ondersteuning op de werkplek te bieden. Een voorbeeld daarvan is een floorwalker. Een floorwalker loopt rond bij een organisatie om ondersteuning te bieden. Mochten gebruikers vragen hebben, dan kunnen deze direct gesteld worden aan de aanwezige floorwalkers. Een taak van floorwalkers is ook om problemen te signaleren en daar op in te spelen. Het is ook het mogelijk om een speciale help- en servicedesk voor de Office 365 overstap in te richten. Een Office 365 overstap leidt namelijk tot meer belasting voor de help- en servicedesk. Tot slot werken organisaties met speciale folders waarin veel gestelde vragen worden beantwoord om zo de druk op de help- en servicedesk te verlagen en Office 365 gebruikersadoptie te verbeteren.

Ondersteuning bij een Office 365 migratie

ExplainiT ondersteunt sinds haar oprichting in 2001 organisaties bij de overstap naar een nieuwe Office versie. In de afgelopen jaren heeft ExplainiT o.a. Aveleijn, Vitens, Gemeente Nijmegen en Laurentius geholpen bij de succesvolle adoptie van Office 365.  ExplainiT biedt gebruikersondersteuning op maat door de wensen van een organisatie helder in kaart te brengen en te vertalen in een succesvol stappenplan.